简述正式沟通的含义、类型及其优缺点。

正确答案：
(1)正式沟通的含义
正式沟通是依循组织的层级制或组织的权力路线进行的。正式沟通特点是正式、严肃、约束力强,有一定的连续性和稳定性。因此,一般重要沟通常采用这种形式。正式沟通的缺点在于沟通的速度慢、刻板。
(2)正式沟通的类型
正式沟通一般可分为:
①下行沟通,是指行政组织的管理层通过行政层级体系将信息向下级传递的过程。由于下行沟通是获取下属部门了解、合作、支持与采取行动的重要举措,因而两个先决条件必须予以满足:a.增进了解。首长或各级主管不仅应了解部属的作业状态,而且必须了解他们个人的欲望、需求和情感,只有在充分了解的情况下才能进行有效的沟通。b.促进参与感。采取任何一项行政革新举措时,如果能征询部属的意见,则将促进他们的参与感,增加他们的归属感,减少实施时因曲解、误传所产生的阻力。
②上行沟通,是指在行政组织中,下级人员向上级表达其意见与态度的过程。为了更好地进行上行沟通,一般可以采用以下方式:a.建立对活与申诉制度;b.确立建议制度;c.实行门户开放制度,尊重和重视下属的意见和建议;d.倡导正当的娱乐活动;e.举行工作汇报或座谈会。
③平行沟通指组织内不相隶属的各单位的沟通。由于这种沟通大多发生于不同命令系统之间及地位相当的人员之中,故又称之为交叉沟通。平行沟通借以增加横向联系,减少层级节制,寻求部门之间的相互配合,从而达成组织目标。
(2)正式沟通的优缺点
正式沟通的优点是:沟通的效果及约束力较大,因此,较为重要的信息大多采用正式的沟通进行。
正式沟通的缺点是:沟通速度较慢,接收信息的一方对沟通意见参与的机会较少。

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