档号的代字要求使用汉字或汉语拼音字母表示，代号用（）。

汉语拼音是拼写汉民族标准语的拼音方案。汉语拼音是以北京语音系统作为语音标准的。北京音也是中国地域最辽阔、人口最多的北方方言的典型代表。解释汉语拼音用法和标准的《汉语拼音方案》是中国拼音文字方案的国家标准，也是联合国规定用来拼写中国人名地名和专用词语的国际标准。 它是中华人民共和国法定的拼音方案，是世界文献工作中拼写有关中国的专用名词和词语的国际标准。1958年2月11日，第一届全国人民代表大会第五次会议正式通过了《汉语拼音方案》，并批准公布推行。《汉语拼音方案》是采用国际通用的拉丁字母，采用音素化的音节结构拼写以北京语音为标准音的普通话的一种方案。

档号即以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

汉字（拼音：hàn zì，注音符号：ㄏㄢˋ ㄗˋ），又称中文、中国字，别称方块字，是汉语的记录符号，属于表意文字的词素音节文字。世界上最古老的文字之一，已有六千多年的历史。在形体上逐渐由图形变为笔画，象形变为象征，复杂变为简单；在造字原则上从表形、表意到形声。除极个别汉字外（如瓩、兛、兣、呎、嗧等），都是一个汉字一个音节。现代汉字是指楷化后的汉字正楷字形，包括繁体字和简化字。现代汉字即从甲骨文、金文、大篆（籀文）、小篆，至隶书、草书、楷书、行书等演变而来。汉字为汉民族先民发明创制并作改进，是维系汉族各方言区不可或缺的纽带。现存最早的汉字是约公元前1300年殷商的甲骨文和稍后的金文 ，西周时演变成籀文，再到秦朝的小篆和隶书，至汉魏隶书盛行，到了汉末隶书楷化为正楷。楷书盛行于魏晋南北朝，通行。汉字是迄今为止持续使用时间最长的文字，也是上古时期各大文字体系中唯一传承者，中国历代皆以汉字为主要的官