先进信息技术对组织的作用体现在哪些方面？

正确答案：
随着微处理器的飞速发展,组织随之也快速地从20世纪70年代的计算机时代发展到了现在的信息时代。微处理器也使得分布在组织里的个人计算机和工作站具有与大型中央计算机同样强大的计算能力,以前需要大型机才能进行的运算在组织中即可完成。进一步,在Internet和Intranet的背景下独立的计算机联成网络,可以大大地扩展其能力和应用。可以这么说,先进信息技术对管理的影响就如同先进制造技术对制造的影响。与先进信息技术结合的组织结构可以大大提高企业的生产率。
(1)先进信息技术在管理中的应用。先进信息技术对于管理最重要的几个方面的应用是经理信息系统(EIS)、局域网(Groupware)以及工作流自动化。
①经理信息系统是使用计算机支持高级管理者的信息需求。例如公司经理可以使用他们的计算机比较国内和海外企业的工作绩效。他可以从显示屏上看到生产率的变化曲线。经理信息系统也可以支持非日常的决策,例如公司战略和竞争反应。
②局域网使得各地的员工可以通过他们的计算机在网上合作。最简单的例子是电子邮件,允许通过计算机进行一对一的通信。复杂的网络可以让许多人同时进行交流。例如电话会议,通过相连的计算机交流观点,所有的与会者在计算机显示屏上看到同样的东西,从而消除了通信障碍,实现信息的共享。
③工作流动自动化是先进信息技术的发展定位。工作流动软件可以让计算机网络自动、及时、准确地发送文件,例如备忘录、检查报告以及顾客问讯。例如一份包括详细检查、调整管理内容的报告可能通过计算机完成,可以及时传递到报告人的手中,免除打印和其他费用。工作流自动化使得整个过程通过计算机完成,几乎不需要职员的介入。办公自动化使得很小的公司也可以处理以前只有大的公司才可以处理的文件。
信息技术快速的发展对管理提出了新的要求。在组织中有效地运用这一技术。可以使得组织和外部环境对上层管理者更透明。先进的信息技术可以给予员工更多的诸如顾客、市场、服务以及效率方面的信息。一些组织使用这一新技术简化了已有和僵化的等级结构、计划制定及日常工作。然而,大多数成功的组织使用这一技术促进分权,其影响涉及管理进程、组织设计和企业文化。
(2)先进信息技术对管理过程的改进。先进信息技术使得管理者可以更好地与组织、环境以及管理者之间联系。管理过程中具体的改进如下:
①更广泛地参与决策。在管理者之间通信需要时间和精力,AIT大大地减少了需要的精力,特别是管理者相对独立时。进一步研究显示,AIT可以增加组织上层和下层的接触。下层管理人员可以直接和总经理通信,副总裁可以直接和项目经理通信。
②快速决策。AIT几乎不使用组织的时间进行有关的决策会议。这一技术也减少了协调统一组织行动的时间。信息可以迅速地处理,感兴趣的参与者可以直接交流。
③组织更聪明,包括迅速的辩明问题和机会。运用AIT之后,管理者对组织的活动更明晰。例如零售店采用了条码扫描仪,有关销售与市场的数据很容易得到,组织可以购买到许多与之相关的数据。
(3)先进信息技术对组织设计的影响。先进信息技术对组织行政结构的影响也是很大的,具体有:
①简化的组织结构。AIT使得许多组织采用精简的结构。一些公司使用信息技术加大职工的权力,改变僵化的层级体制,简化层级数。决策速度和效率反而提高了。
②集权或分权的程度更大。依照管理者的不同选择,AIT可以使组织集权或分权的程度扩大。偏好集权的管理者可以使用技术获取更多的信息,制定更多的决策,比以前有更多的责任,另一方面,管理者也可以给职员更多的信息和决策的权力。管理哲学和企业文化也决定了AIT对决策的影响程度,明智的公司尽可能地增加职员的权力。
③增进沟通。AIT最大的一个效果可能是管理者之间相互联系增多,即使办公室或商店分布在世界各地。新的技术使得管理者之间可以相互交流,明确组织的活动及产出。它有助于扫除障碍,创造一种团队精神,组织之间的界线不如以前那么清晰,即便是人们工作在不同的地方。
④减少琐碎的工作。采用AIT之后,公司更接近于专业的服务性公司,很多琐碎的事务减少了,其余的行政和技术事务不具有更大的挑战性。
⑤专业职员的比例提高。先进信息系统的应用同时也意味着对职员的培训和专业水平要求的提高,这样才能有效地运行和维护这一系统。对于大多数公司来说,非熟练职员将被新技术员工替代。
(4)先进信息技术对企业文化的改变。管理过程和组织设计所有的这些改变也意味着办公室生活的改变。随着先进信息技术的引进,一般企业文化也会发生变化。依据于不同的管理方式,职员既可能接触到一些以前他们无法接触的信息,也可能失去隐私权,到处受到老板的监视,同时也影响到工人之间的关系,因为管理者可以决定组织里谁可以接触哪些信息,谁可以同谁通信。必须注意先进信息技术不仅影响组织的结构,而且影响组织内的人。

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