案例四　　某物业项目位于粤西的一个沿海城市，总建筑面积达50余万㎡，属多层、中高层住宅物业，项目分三期建设，是当地最大的住宅建设项目。整个小区的建设申报了国家安居示范工程小区，是该市重点工程之一，备受当地居民和政府的关注。建设单位为把这个项目建设经营好，在项目的立项阶段就选聘了一家具有丰富经验的物业服务企业，并由其负责该项目物业管理的早期介入工作。　　【问题】　　1．早期介入的含义是什么？　　2．请说明物业管理中的早期介入有哪些作用？　　3．根据案例分析，该建设单位选聘了具有丰富经验的物业服务企业，项目早期介入的组织实施工作内容有哪些？　　4．项目早期介入应注意的事项有哪些？

正确答案： 1.早期介入是指新建物业竣工之前,建设单位在项目的立项、规划设计、施工建设、营销策划、竣工验收阶段所引入的物业管理的咨询活动,物业服务企业从业主使用和物业服务的角度对物业的环境布局、功能规划、楼宇设计、材料选用、设备选型、配套设施、管线布置、施工质量、竣工验收等方面提出的合理化意见和建议,以便建成的物业更好地满足业主和物业使用人的需求,方便物业服务工作的开展。
2.物业服务企业的早期介入可以协助建设单位及时发现项目规划、设计、施工、销售过程中所存在的问题,使规划更加优化、完善,减少设计上的缺陷以及交付后的业主纠纷,还可以在项目建设初期将不利于物业管理、损害业主利益的因素尽可能消除或减少,使物业服务顺利开展,业主利益得到保障。其作用主要体现为:
(1)从业主使用的角度,有利于提高业主对物业的认可度。
①优化设计,满足业主使用需求;
②有助于提高工程质量,提高物业的认可度。
(2)从物业管理角度,有利于物业服务工作的顺利开展。
①有利于了解物业情况;
②为前期物业管理作充分准备;
③有利于规避物业经营管理风险。
(3)从项目开发角度,有利于提高建设单位的开发效益。
3.项目早期介入的组织实施工作内容包括:
(1)成立项目早期介入专项工作小组
工作组成员主要由房屋结构、设备专业等方面人员组成,工作组人员的专业搭配合理,具有良好的沟通技巧和相关专业知识的培训。
(2)明确主要工作职责
①负责与建设单位、施工单位就早期介入相关工作进行沟通与协调。
②负责参与项目各专业设计、技术交底和图纸会审,提出书面合理化建议和意见。
③负责参与施工现场的了解、跟进,发现可能影响日后使用或管理运作的因素,及时反馈给建设单位采取适当措施。
④负责对检查过程中发现的问题和合理化建议进行对接、沟通。
⑤负责收集整理前期物业相关文件资料,并备案存档,同时熟悉各个部分环节,为日后管理作好充分的准备。
⑥负责对建设单位销售人员进行物业管理基础知识专业培训。
⑦负责跟进提出的相关建议,并督促各相关单位实施。
(3)明确沟通机制
项目早期介入的沟通机制主要包括以下几个方面。
①获取建设单位及各施工单位的联系信息,以便能够及时有效地沟通。
②建设单位须明确项目早期介入对接的设计、工程等专业部门。
③填写周报制度,主要包括工作进度计划、检查情况及问题处理建议。
(4)获取物业项目相关信息、资料
①收集小区整体规划指标,了解产品类型、设施设备配套等信息。
②收集物业项目开发建设计划、运营计划、各分项工程时间节点等,与建设单位保持积极沟通,及时获取最新资料。
③获取物业项目的相关图纸(建筑、结构、给排水、电气、暖通、景观、精装等)。
(5)制定项目早期介入工作计划
表1-1 项目早期介入工作计划
介入阶段实施时间控制要点项目立项至规
划设计阶段建设单位取得土地使用权后二个月内获得项目委托信息,对项目现场实际情况进行风险评估,签订早期介入委托合同合同签订一个月内成立早期介入专项工作组,人员招聘、培训等项目介入后项目实地调研,进行项目可行性分析项目立项后需要与相关部门保持信息沟通,并获取项目相关的基本资料蓝图会审阶段与建设单位、设计单位保持沟通,重点关注项目与物业管理有关的规划设计,如人行、车行流向要求,垃圾房、垃圾桶位置设置,商铺的设置、学校的管理、个性化的安全问题,服务中心位置、控制中心设置、消防中心设置等问题正式图纸确认后从使用、维护、经营及未来功能的调整和物业的保值、增值等角度提出建设性的意见。如管理用房,配套用房和配套设施,水电气的配套及机电设备选型,公共设施配套与设置建设施工到营销策划阶段施工建设期,时间大致在竣工验收前五个月前期介入的跟进和落实跟进现场施工,提高工程施工质量项目开盘前六个月(或根据营销要求)根据项目定位、客户群体特征,确定服务模式及服务标准,根据项目规模、标准及配套管理成本测算管理费收费标准项目开盘前一个月完成项目前期物业服务招投标及政府主管部门要求备案的资料,如价格备案、前期物业服务合同备案项目开盘前一个月对销售人员进行物业管理知识的培训竣工验收阶段竣工验收前三个月组织项目竣工验收工作;准备成立服务中心和人员招聘、培训等4.项目早期介入应注意的事项包括:
(1)项目早期介入委托合同应遵循事先签订的原则,先签订合同,再开展工作;同时,要尊重合同关系,严格按合同约定的工作内容及工作界面开展。
(2)物业服务企业在早期介入期间不要越俎代庖,不要轻易承诺,不要超越专业及合同范畴,不要取代了设计院、施工单位、设备安装单位、监理公司。
(3)建立良好的沟通机制,明确物业缺陷的处理流程,并在合同中明确约定。明确沟通的方式。
(4)在规划设计中发现的问题如果没有解决,则要在施工阶段跟进;在施工阶段发现的问题没有解决,则要在未来的物业管理方案中加以预防。并非所有的建议建设单位都会采纳,如没有采纳而确实发生了,要在方案中提出预防措施。
(5)在项目早期介入中,要坚持专业的原则,同时维护建设单位、物业使用人、物业服务企业三者之间的利益。

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