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国家某部派出了调查组到某省的信访局,调查A县刘某关于一起行政诉讼案的上访材料。刘某曾因此案败诉被判刑,刘某不服,曾给某省领导写过申诉信,涉及到与案情相关的重要情况。省领导在申诉信上做了批示,省信访局将该批示转给A县县委办公室负责办理。 省信访局的档案员来到档案室查找有关档案,结果没有找到。其中最重要的材料,省领导的批示件和该县县委的回复都不知去向。档案员查找领导交办登记簿,也没有查到刘某来信的记载,反复查询均无着落。无奈之下,只得派人专门驱车往A县信访办查找,但县信访办并无经手此信的相关材料。经过县信访办主任的回忆,当时他在县委工作的时候,曾经见过县委的回复材料。但是查找县委也无所获,甚至连发文登记本也没有找到。半个月过去了,因为档案材料不全使得调查无法进行,调查小组只好失望而归。 然而时隔5年,省信访局在收集整理5年前的一些案卷归档时,才发现与此案相关的来信处理记录和A县县委办回复材料都保存在领导交办信件处理卷宗中,共计5份材料12页纸及省领导的批示。但是,当这批档案材料送达后,诉讼当事人已经在服刑期间因为意外事故而死亡。本案例中,应当在哪些环节加强文书和档案的管理?
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